El #CIOAGE en la propuesta de ASTIC a CORA

La función del CIO y su papel en la transformación organizativa

La figura del CIO (Chief Information Officeraparece en el sector privado, hacia 1980, a  medida que la penetración de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las organizaciones las convertían en elementos críticos, primero, para su funcionamiento operativo y después, para su planificación estratégica.

El propio rol del CIO evolucionó así, pasando de estar inicialmente centrado en la gestión de la tecnología a orientarse más hacia la gestión de la información. En cierto modo podría hablarse de un CIO 1.0, previo a la madurez de Internet como ecosistema de comunicaciones universal y un CIO 2.0, en las organizaciones que se enfrentan a la transformación digital.

En el sector público la aparición del CIO ha sido más tardía en todos los países y, además de las diferencias que la propia naturaleza de la gestión pública impone sobre las características y misiones del CIO, se han generado también diferentes modelos para el propio puesto respecto de los existentes en el sector privado.

Además, el concepto de administración electrónica y su posterior expansión y desarrollo en todos los países ha tenido un impacto directo en el rol del CIO, haciéndolo evolucionar también hacia un CIO 2.0 cuya principal misión es justo la implantación de la administración electrónica, y que, no obstante, sigue manteniendo diferencias respecto del sector privado.

Esa evolución ha sido muy dispar entre diferentes países, tanto en el contenido del puesto o las habilidades para su desempeño, cuanto en lo relativo a su ubicación en la administración y el alcance de sus atribuciones. No obstante, la OECD identifica como denominador común de las actividades que ha de desempeñar un CIO de la Administración, desarrollar una visión común y fijar objetivos, asegurar el compromiso de los empleados públicos con esa visión, coordinar recursos y responsabilidades en la organización, desarrollar una aproximación enfocada en el ciudadano, crear la conciencia y desarrollar las habilidades de los empleados públicos, impulsar soluciones innovadoras a los retos organizativos y facilitar la adopción plena de la tecnología sin caer en el uso de la tecnología por la tecnología.

En algunos países el CIO es una posición ubicada al más alto nivel ejecutivo de la administración (por ejemplo en el Reino Unido, en el Cabinet Office), mientras que en otros se sitúa en el nivel directivo de un ministerio específico (por ejemplo Australia)  y en otros en el nivel directivo de una Agencia o Entidad subordinada al Gobierno (por ejemplo en Estados Unidos y en Canadá) que, en ocasiones, se crea específicamente para desarrollar esta misión.

El nivel de soporte normativo y la capacidad ejecutiva del puesto es asimismo muy diverso, variando desde una dirección centralizada que gestiona todos los recursos e implanta un programa único, hasta una dirección que asume la planificación global corporativa, con el soporte de un consejo asesor de uno o dos niveles del que forman parte las unidades TIC que posteriormente desarrollan y ejecutan esa planificación global, con sus propios recursos económicos y humanos.

El modelo que se ha aplicado en la Administración General del Estado en España se ha caracterizado, sobre todo, por una escasa visión a largo plazo y un enfoque muy parcelado de la función TIC y del impacto de la administración electrónica sobre el funcionamiento interno de la organización. Se ha trabajado sin un único responsable ejecutivo y con las labores de planificación y coordinación ejercidas a través de un comité interministerial, el Consejo Superior de Administración Electrónica, estructurado en dos niveles, uno de carácter estratégico, integrado por los Subsecretarios de todos los ministerios y otro de carácter operativo, compuesto por los subdirectores de informática de los mismos.

Este Comité, además de su carácter eminentemente consultivo, ha tenido las limitaciones derivadas de su imposibilidad de actuar sobre los aspectos organizativos y procedimentales internos de la Administración y de la restricción de su ámbito de acción a la Administración Electrónica e infraestructuras tecnológicas, entendida ésta en un sentido reduccionista como interacción directa entre administración y administrados y su soporte tecnológico, excluyendo el resto de procesos de la organización.

Si bien los éxitos de la implantación de la administración electrónica en España son innegables y además han sido reconocidos a nivel internacional, no lo es menos que con otra organización de la función TIC el proceso hubiera sido más eficiente.

Tanto las características identificadas como deseables para una Administración General del Estado del siglo XXI en el apartado anterior,  como los nuevos modelos, de Función Pública y de Gestión Administrativa, necesarios para su consecución tienen una relación directa y bidireccional con la función TIC.

Por una parte, los sistemas de información y comunicaciones aportan conceptos, metodologías y herramientas probadas que permiten realizar no sólo los análisis aludidos antes sino también simulaciones previas sobre diferentes posibles escenarios de evolución, así como disponer de instrumentos de control para el seguimiento de los planes y, posteriormente, para las actividades de gestión del reclutamiento, la formación continua, la evaluación…

Por otra, el nuevo modelo propuesto de Gestión Administrativa es impensable sin el concurso de los sistemas de información y comunicaciones, lo mismo en las fases de análisis y planificación, que posteriormente como cimiento sobre el que implantar esa nueva manera de gestionar, con las capacidades de control y análisis imprescindibles para su éxito.

Es necesario transformar los servicios que se prestan a los ciudadanos, acometiendo una reingeniería de los mismos basada en sus necesidades y soportada en las capacidades que ofrece la tecnología. La digitalización de los servicios públicos va más allá de establecer una ventanilla electrónica, es necesario estudiar toda su cadena de provisión, buscando eliminar eslabones innecesarios y potenciar una Administración eminentemente proactiva.

En paralelo, la propia función de TIC se verá modificada, tanto en las características y funciones del colectivo con el que se lleva a cabo, que evolucionarán en el contexto del nuevo modelo de Función Pública, como en el modo de desempeñarla y gestionar los recursos a ella asociados, lo que será, con seguridad el elemento crítico en la consecución del nuevo modelo de Gestión Administrativa.

El rol del CIO de la Administración General de Estado no sólo es crítico para la ejecución de ese plan, sino que debe ser uno de los motores del mismo, en la medida en que la gestión de la información realimenta el diseño de las acciones, permite su desarrollo y facilita su seguimiento, monitorización y control.

Así, el CIO que necesita en estas circunstancias la Administración General del Estado ha de tener un posicionamiento, competencias y recursos bien diferentes de los que ha tenido hasta ahora: hace falta un CIO con un nivel de interlocución notablemente superior, con una agenda de trabajo claramente definida y unos objetivos de cuya consecución sea directamente responsable mediante la asignación de todos los recursos necesarios para su consecución.

Es necesario un CIO que tenga capacidad de intervención directa en la reingeniería de los procesos y servicios administrativos y cuya actividad  de regulación normativa, planificación y supervisión de las infraestructuras y servicios TIC se extienda a todos los departamentos de la AGE, lo que facilitará no sólo el óptimo aprovechamiento de los recursos o la simplificación de los procesos de aprovisionamiento y operación sino, además, la valoración y adopción de estrategias y tendencias del mercado desde una posición global, mucho más ventajosa para la organización y su evolución futura.  Su papel, consecuentemente, ha de ser clave en la planificación estratégica de la Administración, aportando la visión de la capacidad transformadora de la tecnología para el desarrollo más efectivo de políticas públicas en un sector público más sostenible.

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Extraido de la propuesta de ASTIC a CORA: Una Administración General del Estado para la Sociedad de la Información

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