La transformación de la Administración del Estado en el siglo XXI

La transformación de la Administración del Estado tiene que convertirla en una organización adaptada a la sociedad del siglo XXI y a sus ciudadanos, para mejor cumplir la misión que la Constitución le asigna de servir a los intereses comunes.

La sociedad del siglo XXI demanda una Administración Pública:

  • Centrada en el conocimiento, el nuevo capital de este siglo. Su obtención, gestión, utilización en la producción de nuevo conocimiento y diseminación en el sector privado, velando por la privacidad de los ciudadanos de manera proporcionada y fiable son de importancia capital, tanto como motores de progreso y actividad económica cuanto como herramientas de seguimiento de la actividad política. Los trabajadores del sector público tienen que ser, cada vez más, trabajadores del conocimiento, flexibles y capaces de aprendizaje continuo.
  • Enfocada en los ciudadanos y empresas. La Administración General del Estado debe coordinar esfuerzos y unidades para proporcionar a ciudadanos y empresas servicios personalizados, fiables, útiles, proactivos, integrados entre sí e integrables con otros externos, simplificando normativa, trámites, intercambios de información, y canales de interlocución, tanto interno como externos. Sólo pueden construirse los servicios que la sociedad necesita contando con ella desde la fase de su diseño. La Administración no sólo ha de servir a la sociedad, ha de trabajar también con la sociedad.
  • Eficiente e innovadora. La Administración General del Estado tiene que optimizar el uso de todos los recursos con los que cuenta: económicos, de personal, de infraestructuras y de TIC. Tiene que orientar el uso de esos recursos al desempeño de las misiones nucleares de la Administración, aquellas en las que el ejercicio de potestades administrativas excluye la participación privada y buscar y facilitar la participación del sector privado en las actividades instrumentales derivadas.  La Administración tiene que constituirse en una plataforma de innovación abierta, dónde las soluciones a los retos cotidianos se construyan con la participación de los ciudadanos y empresas.
  • Transparente y responsable. La Administración necesita mecanismos eficaces de control de su actividad y de los resultados obtenidos y debe ofrecer la información resultante de manera clara, completa y periódica a los ciudadanos.

Todas esas características tienen un impacto directo sobre dos elementos de la organización, las personas y la gestión de los recursos, impacto que se resume, para cada uno de ellos a continuación.

1.            Las personas. Lograr una organización así requiere un análisis y catalogación exhaustivos de las funciones de los empleados públicos y una definición posterior de los puestos de trabajo derivados y de las capacidades asociadas. Es preciso identificar los perfiles profesionales necesarios y planificar los mecanismos más adecuados para obtenerlos, formarlos de modo permanente, evaluarlos y retenerlos.

Es decir, hace falta un modelo nuevo de Función Pública y un plan de transición a corto, medio y largo plazo que permita evolucionar desde la situación actual asegurando la prestación de los servicios públicos. Este nuevo modelo de Función Pública –que no es lo mismo que un nuevo Estatuto de la Función Pública- es la base estratégica para una nueva Administración General del Estado.

La Administración General del Estado debe convertirse en un referente de excelencia y eso pasa inexcusablemente por atraer, formar, desarrollar las capacidades  y retener a los profesionales más adecuados de cada campo.

La actual situación, en la que se recluta y forma a profesionales brillantes que, a menudo, terminan abandonando la función pública en favor de la gestión privada por falta de proyección profesional, reconocimiento a su labor e incentivos laborales es un desperdicio de capital intelectual y económico.

2.            El modelo de gestión de los recursos. Los recursos comunes de la Administración (personas, dinero, inmuebles, infraestructuras y servicios de información) no pueden seguir gestionándose con el esquema tradicional de ministerios y organismos autónomos estancos que, aún con la misma normativa común, desarrollan sus propias formas de actuación con total independencia.

La organización presente genera un conjunto tal de ineficiencias en la gestión diaria que las soluciones a aplicar no pueden seguir siendo meras inversiones en tecnología con el objetivo de automatizar los procesos existentes. Es preciso revisar al nivel de toda la Administración General del Estado qué recursos internos se gestionan, cómo se gestionan y quién lo hace, para después acometer una reingeniería de los procesos internos  y rediseñar las unidades implicadas, sus normativas y procedimientos de trabajo y  todo ello realizarlo desde la perspectiva de la transformación mediante la digitalización, con la tecnología como soporte del cambio y del modelo final.

Esto conducirá a una gestión común y centralizada de los recursos, sobre modelos de procesos y de datos únicos y compartidos, que serán provistos a cada Ministerio para el desempeño de sus misiones específicas.

Este plan, que precisa incorporar también la transición desde la situación actual, es la clave táctica para un nueva gestión de la Administración General del Estado.

Es preciso pues un plan de trabajo, con acciones, objetivos y plazos, que dirija la transformación desde la situación actual a la situación deseada, en la que la Administración General del Estado cuente con nuevos modelos de función pública y de gestión de recursos comunes.  Un plan en el que las tecnologías de la información y las comunicaciones son un factor crítico de éxito.

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Extraido de la propuesta de ASTIC a CORA: Una Administración General del Estado para la Sociedad de la Información

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